Año nuevo, ideas nuevas. Somos conscientes de la importancia de la organización de un evento o de una presentación para el éxito empresarial, pero ¿sabemos cuáles son las claves para que salga todo perfeto? Hay que cuidar cada detalle para conseguir que el evento corporativo salga bien. En este artículo encontrarás los 10 consejos más útiles para que la gestión del acto. Eventos a medida en los que solo te hará falta tener la idea y nosotros, desde Vees Comunicación, nos encargaremos del resto.
- Fijar un objetivo
¿Qué queremos promocionar? o ¿cómo lo queremos hacer? son algunas de las preguntas que rondarán tu cabeza cuando empieces a definir la idea o el concepto sobre el que trabajar. Es muy importante cuando vayamos a gestionar un evento corporativo tener claro el tema, la duración, el tiempo, etc. La elaboración de un mapa de ruta con las principales ideas a seguir en la gestión de eventos es tan importante como las tendencias SEO en los portales webs.
- Ceñir una fecha
Ya tenemos el tema sobre el que gira el evento, ahora nos falta saber cuándo se va a realizar y durante cuánto tiempo. Un acto puede durar desde una jornada de presentación hasta varios días con diferentes actos establecidos. Fijar una fecha en el calendario es fundamental para que los asistentes puedan reservar el día y no les pille de improviso.
- Elegir el lugar
Al concepto y al día le añadimos el lugar. ¿Es mejor hacerlo al aire libre o por el contrario queda mejor realizar la presentación cerrado por si llueve? Hay que sopesar todos los posibles contratiempos a los que tenemos que hacer frente y finalmente decantarnos por un sitio. Si estamos en verano quizá es aconsejable un lugar bien aclimatado si no queremos que nuestros invitados empiecen a sudar, ¿no?
- Diseñar la lista de invitados
Y, ¿quién viene a nuestro evento? Para planifiquemos un evento corporativo debemos tener en cuenta la lista de invitados. Dependiendo del concepto la variedad de los asistentes puede variar entre clientes jóvenes e innovadores hasta más tradicionales. Necesitamos que todo salga perfecto y nadie se sienta fuera de lugar.
- Elaborar un presupuesto
El tema económico no debemos nunca olvidarlo ni darle menos importancia de la que tiene. Tenemos que saber cuanto dinero tenemos y cuento nos podemos gastar para nuestro evento corporativo. Además, es muy importante dejar una pequeña partida para posibles imprevistos que pueden surgir el día del acto.
- Crear una estrategia de comunicación
Tenemos todo listo para empezar con los preparativos del evento, ahora solo nos queda la puesta en marcha. Uno de los aspectos que va ganando más fuerza en los últimos tiempos es crear la estrategia de comunicación y de difusión. Aquí entran en juegos las famosas redes sociales como Instagram, Facebook o Twitter para dar a conocer al público el acto.
- Repartir las tareas
El trabajo en equipo, como en todas las empresas, es fundamental. Por eso, para la gestión de un evento corporativo también es fundamental dividir el trabajo entre los miembros del grupo y poder abarcar todas las funciones posibles. Unos se pueden encargar de la decoración, otros de los permisos, etc. Recuerdo, todos remamos en la misma dirección.
- Último repaso
Cuando quedan menos de 48 horas para el evento, es importante que todo este ya listo y preparado para el acto, una buena solución para rebajar los nervios del estreno es hacer un ensayo general del evento y comprobar a que le falta algún repaso final antes del gran día. Es posible que contásemos con algún elemento que falle en su puesta en marcha, pues este es el momento de enmendar el fallo.
- Incorporar un elemento sorpresa
Buscamos la calidad y por ello nuestros invitados tienen que marchase a casa con el recuerdo de un evento inolvidable. No queremos ser correctos, sino perfectos. Algunas claves para que el evento se quede grabado en la retina de los asistentes pueden ser: contar con un invitado especial, una persona influyente o experto en el tema; usar algún elemento de tecnología moderno e innovador; o preparar alguna sorpresa al público. Sorprender formará parte del recuerdo si lo hacemos bien.
- Buscar el feedback final
Una vez concluido el evento corporativo es muy importante conocer la opinión de los asistentes cara a futuros actos. Conocer los aciertos para matizarlos y conocer los fallos para no repetirlos. Una encuesta o un formulario pueden ser soluciones para que los invitados nos muestren su punto de vista sobre el trabajo que hemos realizado. ¡Seguro que podemos superarnos a la próxima!
